Jak efektywnie zarządzać czasem?
05.09.2022

Jak zarządzać czasem pracy i osiągać wyznaczone cele?

Wiele osób boryka się z brakiem czasu, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Codzienna rutyna, walka z czasem, praca po godzinach, życie w ciągłym biegu… Nie ma chwili na zastanowienie się i rozplanowanie swojego dnia. Wydaje Ci się to znajome? Prawdopodobnie masz trudność z zarządzaniem czasem i planowaniem swoich prac. Jednak możesz to zmienić! Przeczytaj artykuł i poznaj najlepsze sposoby na zarządzanie czasem.

Zarządzanie czasem czy zarządzanie sobą w czasie?`

Jakie są metody zarządzania czasem?Na początku zastanów się, czy możesz zarządzać czasem? Odpowiedź brzmi: nie.
Możesz jedynie zarządzać SOBĄ W CZASIE, to znaczy lepiej zagospodarować przedział czasowy poświęcony np. na pracę. Dzięki temu unikniesz stresu i bycia „w niedoczasie”, a także zyskasz dodatkowy czas, który będziesz mógł przeznaczyć na dowolne aktywności.

Najważniejsze, abyś obrał sobie konkretny cel, do którego będziesz konsekwentnie dążył. Może to być wykonanie określonego zadania, przygotowanie prezentacji – czynności, które wykonujesz każdego dnia oraz te, które odkładasz w czasie.

Od Ciebie zależy jakie będą Twoje cele i jak je rozplanujesz w ciągu dnia. Wykonanie ich rzetelnie i bez ociągania z pewnością pomoże Ci zyskać dodatkowy czas na odpoczynek lub rozwijanie swoich pasji.

SKUTECZNE METODY ZARZĄDZANIA CZASEM/SOBĄ W CZASIE POZNASZ NA SZKOLENIU:
 Zarządzanie czasem, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać wyznaczone cele
SPRAWDŹ >>

 

Jak efektywnie zarządzać sobą w czasie?

Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie na samym początku musisz poznać elementy tego procesu, a następnie wprowadzić je w życie. Są to:

  • analiza wykorzystania czasu,
  • wyznaczanie celów,
  • planowanie,
  • podejmowanie decyzji – priorytety,
  • realizacja i organizacja,
  • kontrola.

Zarządzanie czasem pracy najlepiej rozpocząć od analizy wykorzystania czasu. Możesz ją wykonać za pomocą techniki SWOT. Dzięki niej będzie Ci łatwiej podjąć kolejne kroki w celu lepszego zarządzania sobą w czasie.

Gdy już znasz swoje silne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia możesz przejść do wyznaczenia celu. Na początek najlepiej zacznij od czegoś prostego i przyjemnego, dzięki czemu będziesz mieć większą satysfakcję z ukończonego zadania i motywację do kolejnych.

Planowanie jest kolejnym ważnym punktem, który pomoże Ci ułożyć wszystko w czasie. Możesz tutaj wykorzystać metodę kombinacji ważności i pilności. Nadaj celom odpowiednią grupę:

  • sprawy ważne i pilne, wymagające natychmiastowej interwencji,
  • sprawy nieważne, ale pilne – najczęściej są to plany dalekosiężne,
  • sprawy ważne, ale niepilne, do których należą zwykłe zadania, spotkania,
  • sprawy nieważne i niepilne, czyli wszystko, co zakłóca pracę.

Dzięki temu ustalisz priorytety i plan działania, który realizujesz na podstawie wcześniej ustalonych celów.

Ostatnim punktem jest monitorowanie i kontrola osiągniętych celów. Sprawdzasz poprawność wykonywanych zadań i weryfikujesz, czy udało Ci się zrealizować swoje założenia.

Zarządzanie czasem pracy i planowanie swoich obowiązków wbrew pozorom nie jest trudne. Problem może pojawić się w momencie, gdy w grę wchodzą tzw. złodzieje czasu.

Czym są złodzieje czasu?

Wyobraź sobie, że musisz na jutro przygotować prezentację na spotkanie z klientem. Siadasz więc przed komputerem, szukasz materiałów pomocniczych i zaczynasz pracować. Przygotowujesz sobie w głowie wizję prezentacji, cele i założenia oraz jaki efekt chcesz osiągnąć. Po chwili dzwoni telefon – Twoja mama. Odbierasz z myślą, że może to być coś pilnego. Rozmawiacie chwile o sprawach codziennych, po czym kończysz rozmowę, ale nie odkładasz telefonu. W Twojej głowie pojawia się myśl – „sprawdzę co słychać w Internecie”.

Czy można zarządzać czasem?Co się wtedy dzieje? Odrywasz się od prezentacji (swojego celu), którą musisz wykonać na jutro. Wszystkie myśli i wizje prezentacji, które miałeś w głowie zniknęły. Musisz zaczynać od nowa. Minęła godzina, a to miała być tylko chwila.

Takie sytuacje odciągają Twoją uwagę i skupienie na realizacji celu. Pilne zadania rozciągają się w czasie, przez co brakuje Ci go na odpoczynek lub inne aktywności. Możesz też być zdenerwowany i zestresowany, że nie zdążysz ze wszystkimi zadaniami.

Tak właśnie działają złodzieje czasu. Obniżają efektywność, odciągają uwagę, rozpraszają i zabierają sporo czasu.

Do najpopularniejszych złodziei czasu należą:

  • rozmowy telefoniczne,
  • media społecznościowe,
  • niezapowiedziani goście,
  • niewłaściwy system segregowania dokumentów, odszukiwanie informacji,
  • hałas, odwracanie uwagi,
  • odkładanie spraw na później.

Jak sobie z nimi radzić? Przede wszystkim ustalaj priorytety – rzeczy ważne i pilne wykonuj w pierwszej kolejności. Stwórz harmonogram, który będziesz mieć zawsze pod ręką. Na bieżąco segreguj dokumenty i pliki, aby było Ci łatwiej odszukać informacje. Rozmowy telefoniczne wykonuj w przerwie, a Internet traktuj jako nagrodę za dobre wykonanie zadania. Wyznaczaj czas poświęcony na pracę i odpoczynek. Jednym ze sposobów na radzenie sobie ze złodziejami czasu jest również postawa asertywna.

Asertywność a zarządzanie sobą w czasie

Asertywność w dużym stopniu pomaga w zarządzaniu czasem pracy, na przykład poprzez wsparcie w walce ze zjadaczami czasu. Dzięki niej zyskasz nie tylko dodatkowy czas, lecz także wyższą samoocenę i pewność siebie.

Co robisz, kiedy Twoja koleżanka prosi Cię o pomoc w przygotowaniu raportu, a Ty wiesz, że nie masz jak i kiedy tego zrobić?
A.    Mówisz: „dobrze, postaram się to zrobić”,
B.    Czy może odpowiadasz: „niestety nie pomogę Ci, bo mam dużo swoich obowiązków”.

Osoba asertywna odpowiedziałaby zgodnie z własną niewymuszoną wolą. Powiedziałaby szczerze to, co myśli.

Brak asertywności w życiu powoduje ciągłą frustrację, bezradność, złość na samego siebie. Bez niej dokładasz sobie niepotrzebnych obowiązków, tracąc czas, który mógłbyś spożytkować inaczej. W takich chwilach wydaje Ci się, że minuta trwa wieczność i czas zaczyna się dłużyć.

Jak rozwinąć umiejętność zarządzania sobą w czasie?`

Technik na zarządzanie czasem pracy jest bardzo wiele. Najlepiej, abyś metodą prób i błędów sprawdził, która będzie najlepsza dla Ciebie. Znając metody gospodarowania czasem, będziesz mógł dobierać je odpowiednio do swoich celów.

Czym jest zarządzanie sobą w czasie?Najpopularniejszą i najczęściej stosowaną jest metoda Pomodoro. Jej nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Polega ona na działaniu w określonych cyklach czasowych, np. 25 minut poświęcasz na pracę, 5 minut na przerwę. Po 4 pełnych cyklach możesz odpocząć przez 30 minut.

Planując czas w taki sposób, możesz osiągnąć pełne skupienie podczas wykonywania pracy, wypełnisz wszystkie obowiązki i znajdziesz czas na chwilę przerwy.

Jakie są korzyści dobrego zarządzania czasem?

Jeśli wdrożysz powyższe zalecenia, szybko odczujesz pozytywne efekty lepszego zarządzania sobą w czasie. Będą to na przykład:

  • lepsza organizacja pracy,
  • lepsze wyniki w pracy,
  • mniej chaosu i stresu,
  • szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.
  • dodatkowy czas na dowolne aktywności,
  • większa motywacja,
  • lepsze samopoczucie.

Dobrze organizując swój czas zobaczysz, że wykonując te same codzienne czynności, znajdziesz chwilę na sprawy, które wcześniej nie mieściły się w Twoim grafiku. Regularne stosowanie skutecznych metod zarządzania czasem przyniesie Ci korzyści zarówno zawodowe, jak i prywatne.

Jeśli chcesz poznać i przećwiczyć więcej metod na zarządzanie czasem, zapraszamy na szkolenie „Zarządzanie czasem, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać wyznaczone cele”.

Pomoże Ci ono wypracować dobre nawyki zarządzania sobą w czasie, wygospodarować dodatkowy czas na co dzień i zrealizować dotychczas niespełnione plany.

Dzięki szkoleniu dowiesz się:

  • jak doskonalić umiejętność planowania pracy własnej,
  • jak wyznaczać priorytety,
  • jak efektywnie pracować pod presją czasu,
  • jak stosować w praktyce zróżnicowane narzędzia służące do planowania,
  • jak pozbyć się nawyków, które obniżają efektywność i zastąpić je takimi, które ją podnoszą,
  • jak wdrażać działania sprzyjające oszczędności czasu i energii.

Zapraszamy do zapisów:

Zarządzanie czasem, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać wyznaczone cele

SZCZEGÓŁY >>